top of page
  • Foto del escritorRomina Monsalva

Reuniones Efectivas: ¡Tips para que lo logres!

Seguramente te ha pasado más de alguna vez, que te reúnes con tu equipo de trabajo para tratar diferentes temas, pero ¡oh!, se desvían del objetivo de la conversación… Hay diversos distractores que dificultan una buena gestión del tiempo, y así hasta que finalmente te das cuenta que solo pudieron hablar uno de todos los temas que se pretendían abordar en la reunión, perdiendo tiempo e información valiosa para el equipo.


He aquí la importancia de las reuniones efectivas, las cuales se caracterizan por ser espacios no solo de interacción entre colaboradorxs, sino también de productividad, vale decir, se hace un buen uso de las capacidades y recursos, logrando avances, generando ideas, y planificando acciones, haciendo así de las reuniones un espacio de aprendizaje y participación para la colaboración, lo cual ayuda a propiciar un buen clima de trabajo, y tiene muchos beneficios, dentro de los cuales están:

  • Proporcionar oportunidades para aprender a trabajar en equipo, orientadas por los valores, objetivos y la estrategia organizacional.

  • Permite a sus integrantes valorar diferentes puntos de vista y generar en equipo nuevas ideas de conjunto.

  • Proveen una oportunidad para resolver desafíos y problemas colaborativamente.

  • Contribuyen a que las personas se comprometan con los resultados, acciones, metas y procesos establecidos.


Para poder comenzar a realizar reuniones efectivas, es necesario que prestes atención a los pasos que expondremos a continuación, los cuales se dividirán en tres etapas.


Etapa 1: Planificación

Esta es la etapa previa a la reunión, en la cual se prepara el entorno y se fijan los objetivos. Esto quiere decir que se deben enviar las invitaciones a las personas que deban participar en el espacio, fijar fecha, lugar y hora tanto de inicio como de término de la reunión, preparar el material de apoyo en caso de ser necesario, y establecer los temas a tratar u objetivos.

*En esta etapa es importante que convoques solo a las personas necesarias, es decir, quienes deban recibir la información, o bien, participar activamente en este espacio. De igual manera debes elegir horarios en los que notes mayor productividad en tu equipo de trabajo. Recuerda notificar con al menos 24 horas de anticipación*.


Etapa 2: Ejecución

Esta etapa consta de la realización de la reunión, es importante respetar el tiempo de inicio establecido, y generar un breve espacio para saludar a lxs participantes. Luego, se debe informar el objetivo de la reunión, y revisar el acta anterior para atender los pendientes en caso que hayan, para así proceder al contenido establecido.


*Es importante en esta etapa, moderar los tiempos entre un tema y otro para cumplir con el horario de cierre. Procura que todxs participen activamente de la reunión y se cumplan los objetivos establecidos de forma colaborativa*


Etapa 3: Validación

Esta última etapa es para validar la información abordada durante la reunión, por lo que es muy importante que realices un registro de lo conversado en un acta, o bien, redactar un mail a lxs participantes con los temas tratados, dando énfasis en los puntos más destacados e indicando los compromisos y responsabilidades asumidos por cada unx.


Y porque nos importa resignificar el concepto de trabajo, queremos también brindarte unos tips para que te sea aún más fácil poder implementar esta buena práctica en tu organización. Recuerda:

  • Ser claro y conciso con la información que quieres compartir.

  • Mantener el foco en los objetivos establecidos para la reunión, evitando realizar comentarios que están fuera del tema que se está tratando, y dejando a un lado la información que podría ser irrelevante.

  • Crear un clima que favorezca un intercambio abierto y franco de puntos de vista, donde se admita y respete la discrepancia y se fomente el debate sin descalificación.

  • Otorgar un papel relevante al equipo en la toma de decisiones y medidas.

  • Atender y escuchar de manera explícita, con una actitud empática. Mirar a los ojos a todxs lxs participantes. Invitarlxs, a su vez, a dirigirse a todxs lxs participantes cuando hablan, y a comunicarse de manera asertiva

  • Impedir que alguien monopolice la discusión: prestar atención para interrumpir en el momento oportuno y reconducir el tema, reconociendo el valor de lo aportado por la persona.

Si llegaste hasta el final de este artículo, entonces estás listx para comenzar a poner en práctica las reuniones efectivas dentro de tu organización. Las reuniones laborales son parte del día a día, por tanto, es de suma importancia propiciar un buen ambiente laboral y mantener una comunicación activa entre los diferentes colaboradores. ¿Qué esperas para comenzar?


11 visualizaciones0 comentarios

Comments


bottom of page